Filière administrative, Rédacteurs territoriaux : Assistant(e) de direction – Secrétaire BD

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.

Description de l’emploi

Le Département des Hautes-Alpes recherche un(e) Assistant(e) de direction.

Activités et missions

Référent administratif pour l’ensemble de la direction

Comptabilité générale et analytique sous la responsabilité de la Direction et en lien avec le service Gestion de l’Offre et d’Appui PCSS
Suivi du budget : OB, BP, BS, DM2, DM3, opérations, fonctionnement et investissement, ; factures.
Gestion et suivi dans Iparapheur et Grand Angle des bons de commandes, engagements, devis, factures pour la BD.
Suivi des abonnements (suppléance) mais bulletinage et distribution non assurés.

Secrétariat de l’ensemble du service
Accueil physique et téléphonique (suppléance) : bibliothécaires, fournisseurs, prestataires…
Rédaction, prise de notes, mise en forme et suivi de tous types de documents (courriers, rapports, notes, délibérations, compte-rendu de réunions…) en lien avec les différentes activités de la BD (desserte, formation, etc.).
Enregistrement, classement et distribution des courriers et notes reçus et expédiés.
Organisation et planification des rendez-vous, des réunions, réservation salle de formation ; tenue de l’agenda du Directeur.
Lecture et distribution des messages adressés à l’adresse électronique de la BD (suppléance) ; gestion des listes de diffusion.
Gestion du planning de la salle de formation
Collecter, archiver et classer l’ensemble des documents et dossiers.
Référent Kdélib pour les rapports de la BD
Participations à différents groupes de projet (rencontre annuelle des bibliothécaires, etc.) : organisation logistique et cadrage administratif.
Suivi administratif des marchés (formation, livres…) en lien avec la direction.
Gestion des achats groupés de fournitures pour les communes.
Gestion administrative des subventions déposées par la BD

Référente RH
Suivi de présence des agents du service, gestion des plannings du personnel (congés, formations, maladies…) sous la responsabilité de la direction et en lien avec la DRH.
Centralisation des frais de déplacement des agents

Gestion administrative des subventions
Gestion du circuit des subventions instruites par la BD en lien avec le guichet unique et la direction : suivi des différentes étapes dans Progos et le nouveau portail des aides.

Appui potentiel aux missions collectives de la BD05

Avantages

• Une souplesse dans la gestion de votre temps de travail : 5 modalités d’organisation possible et possibilité de 40 jours de télétravail par an en organisation flottante.
• Horaires de travail variables : amplitude journalière 7h30-18h30.
• Tickets restaurant : valeur faciale 7€ – (60% pris en charge par l’employeur soit 4.20€) par jour entier travaillé
• Participation prévoyance et mutuelle santé (Contrats collectifs)
• Action sociale : collectivité adhérente au CNAS (équivalent d’un comité d’entreprise qui propose de nombreuses prestations au personnel du Département, dont les chèques vacances)
• Amicale du personnel

Spécificités du poste / conditions d’exercice

Conditions et Contraintes d’exercice :

• Organisation du temps de travail : Référence aux différents règlements en vigueur
• Règlement des usages numériques
• Règlement des usages véhicules
• Temps de travail : Règlement Modernisation du Temps de Travail (MOT) et délibération n°7602

Formation à l’habilitation électrique : Non
Formation à la conduite d’engins : Non
Formations spécifiques en lien avec le métier exercé.

Risques Professionnels :
Renvoi Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) de la Collectivité
Unité de travail : Bibliothèque Départementale
Règlement Habillement et Équipements de Protection Individuel (EPI) : Non
Obligation de port de vêtements et équipements de protection individuelle (EPI) : Non

Prérequis (formations, diplômes, permis)

Permis de conduire : B (obligatoire)

Diplômes et formations souhaitées : Concours de la fonction publique territoriale de catégorie C dans la filière administrative, cadres d’emplois des adjoints principaux du patrimoine

Formation aux premiers secours souhaitées (SST, GQS, PSC…)

Expérience

Expérience dans des fonctions similaires souhaitée

Compétences

Bureautique :
EXCEL
WORD
POWERPOINT

Application métier :
Marco, Kdelib, portail des aides, Chronos, Grand Angle, Orphée

Savoirs :
– Connaissance de l’environnement institutionnel et politique de la collectivité.
– Connaissances approfondies des progiciels professionnels : Grand Angle, Kdelib, Chronos, Iparapheur, portail des aides
– Comptabilité et gestion budgétaire
– Parfaite maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, Powerpoint).
– Informatique – Internet,

Savoir-faire :
– Capacité rédactionnelle et de synthèse.
– Rédiger des documents administratifs et savoir diffuser l’information
– Respect de la charte graphique et des règles administratives du Conseil Général.

Savoir-être :
– Capacité à être polyvalent et à gérer les priorités
– Disponibilité
– Discrétion et sens de l’accueil
– Capacité à gérer les relations avec les interlocuteurs externes
– Travailler en équipe
– Capacité d’écoute
– Rigueur et sens du classement
– Capacité d’organisation
– Goût pour le développement culturel en milieu rural et le service public