Achats et commande publique : Marchés publics

2 phases dans l’attribution des marchés publics

• Une phase candidature
  Objectifs : vérifier la capacité du candidat à réaliser les prestations (Exemples : effectif, niveau de diplômes, chiffre d’affaires, matériels…) Pour apprécier ces éléments, il est demandé dans le règlement de la consultation au candidat de fournir un certain nombre de pièces. Ces pièces sont listées à l’article « Documents à fournir ».
• Une phase offre
  Objectifs : sélectionner le soumissionnaire qui a proposé l’offre économiquement la plus avantageuse. Pour cela des critères ont été affichés pour assurer la « transparence de la procédure, le libre accès et l’égalité de traitement ». Ces critères sont affichés au règlement de la consultation dans l’article relatif à l’attribution.
  Dans la majorité des cas, deux critères sont affichés :
  prix
  technique : pour ce critère il peut être demandé d’utiliser le cadre de mémoire technique qui est fourni dans le DCE. Il est fortement recommandé lorsque ce cadre est fourni de l’utiliser pour répondre.

Ces deux phases peuvent éventuellement se faire dans un sens, comme dans l’autre en fonction des prescriptions du RC.

L’ensemble de l’analyse justifiant les modalités d’attribution est retranscrit dans un document s’intitulant « le rapport d’analyse des offres ». Ce document est consultable par toute personne qui en fait la demande, une fois le marché signé, sous réserve du respect du secret des affaires.

Le passage en commission

En fonction du montant du besoin estimé, l’attribution du marché nécessite un passage en Commission d’appel d’offres (CAO) ou en Commission consultative des marchés (CCM). Ces commissions sont composées d’élus.

• En CAO : pour les marchés dont le montant est supérieur aux seuils européens
• En CCM : pour les marchés dont le montant est supérieur à 221 000 € HT (travaux) et pour lesquels la CAO n’est pas compétente

Voici la liste des pièces qu’il vous sera généralement demandé de fournir pour répondre à un marché public. Cette liste n’est pas exhaustive et pas obligatoire. Pour s’assurer de ne rien oublier il est nécessaire de se diriger vers l’article « Documents à produire » du règlement de la consultation qui liste de façon exhaustive pour chaque consultation la liste des pièces à fournir.

Attention car en cas d’oubli, cela peut conduire à une irrégularité et donc à une absence d’analyse de votre offre.

En fonction du montant estimatif des travaux, fournitures et services dont a besoin le Département en découle une publicité plus au moins large.

Supports de publicité marchés de travaux

Supports de publicité marchés de fournitures et services

En fonction du montant estimatif des travaux, fournitures et services dont a besoin le Département en découle une procédure plus au moins encadrée par le code de la Commande Publique.

Important : Dès le 1^er euro, les principes fondamentaux de la commande publique (liberté d’accès, transparence des procédures, égalité de traitement entre les candidats) doivent être respectés.

Procédures formalisées

3 types de procédures formalisées :

• Appel d’offres
• Procédure avec négociations
• Dialogue compétitif

Le seuil de procédure est révisé tous les 2 ans.

• Égal ou supérieur à 221 000 € HT pour les fournitures et services
• Égal ou supérieur à 5 538 000 € HT pour les travaux

Marché à procédure adaptée (MAPA)

En fonction du montant

• Entre 40 000 € HT et 5 538 000 € HT pour les marchés de travaux
• Entre 40 000 € HT et 221 000 € HT pour les marchés de fournitures et services

En fonction du type de marchés

• Services sociaux et spécifiques Exemples : juridique, sanitaire, social, soin de santé, formations…
• Représentation juridique

Procédure sans publicité ni mise en concurrence préalable

Faible montant :

• Fournitures et services répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 40 000 € HT
• Travaux répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 100 000 € HT

Domaines spécifiques

• En cas d’absence de candidature recevable proposée dans les délais (suite à une première mise en concurrence)
• Exclusivité d’une entreprise
• Suite à un concours

Urgence impérieuse Exemples: inondations, éboulement…  

Le Département dans un objectif du respect de la liberté d’accès à la commande publique a initié une démarche de programmation de ses achats. Dans ce cadre, vous trouverez ci-dessous les principales consultations pour lesquelles une publicité en 2025 est prévue.

Les éléments mentionnés sont purement prévisionnels, non exhaustifs et sont amenés à être modifiés.

Dans le cadre d’une démarche de simplification de l’accès à la commande publique, le Département des Hautes-Alpes a pris la décision de dématérialiser totalement la procédure de passation des marchés publics à compter du 1^er janvier 2025.

Téléchargement des DCE

La plate-forme de dématérialisation utilisée par le Département des Hautes-Alpes pour les marchés publics est la plateforme « AWS » accessible sur : https://commande-publique.hautes-alpes.fr

L’accès à cette plate-forme est gratuit. La plate-forme dispose d’une assistance technique à l’adresse suivante : support-entreprises@aws-france.com

Pour télécharger les documents autres que le règlement de la consultation et afin d’être destinataires des modifications et précisions apportées éventuellement aux documents de la consultation, il est fortement recommandé de s’identifier avec une adresse mail consultée régulièrement.

Demande de renseignements

Le candidat doit poser ses questions via le lien affiché sur l’avis concerné sur internet en cliquant sur le pictogramme « Enveloppe » ou sur le lien « Correspondre avec l’Acheteur » de la consultation concernée. L’ensemble des réponses apportées figurera sur votre espace fournisseur, une alerte vous sera envoyée à l’adresse courriel enregistrée. La réglementation impose d’adresser le texte intégral de la question, avec la réponse, à tous les candidats, donc ne révélez pas votre identité, ni votre positionnement technique ou compétitif dans le texte de vos questions.

Conditions générales de remise des plis

Le dépôt dématérialisé des candidatures et/ou des offres est imposé. La transmission des documents par voie électronique est effectuée sur le profil d’acheteur du pouvoir adjudicateur, à l’adresse URL suivante : https://commande-publique.hautes-alpes.fr

Chaque transmission fera l’objet d’une date certaine de réception et d’un accusé de réception électronique. Le pli sera considéré « hors délai » si le téléchargement se termine après la date et l’heure limites de réception des offres.

L’acheteur attire l’attention des candidats :

• Sur la limitation de création de sous-dossiers
• Sur le chemin d’accès complet d’une pièce dans le dossier qui ne doit pas dépasser 190 caractères.
• Sur le fait que les noms des fichiers doivent rester aussi courts que possibles, au maximum 30 caractères, qu’ils ne peuvent pas être accentués et ni contenir de caractères spéciaux.

Si plusieurs plis sont transmis successivement par le même candidat, seul le dernier pli transmis dans le délai imparti sera pris en compte. Il doit par conséquent contenir l’ensemble des pièces exigées au titre de la présente consultation

Signature du marché

La signature des pièces du marché n’est pas imposée aux candidats au stade de la remise des candidatures ou des offres. Par la seule remise d’un pli dématérialisé, l’entreprise confirme son intention de candidater et soumissionner à la consultation et s’engage, si elle est désignée attributaire, à signer le marché ainsi que tous les documents annexes prévus par la règlementation et/ou rappelés dans les documents de la consultation. En cas de refus de signature, l’attributaire s’expose à voir sa responsabilité engagée par la collectivité.

Après attribution du contrat, le marché sera signé entre le Département et l’attributaire. La signature électronique du marché pourra être exigée par l’institution à l’attributaire.

L’attention des candidats est attirée sur le fait que l’obtention d’une clé de signature nécessite un délai d’environ 4 semaines. Il est donc fortement conseillé aux candidats d’entamer les démarches nécessaires à l’obtention de cette clé de signature. La Chambre de Commerce et de l’Industrie des Hautes-Alpes ou la FFBTP05 peuvent vous apporter un appui dans cette démarche.

Lorsque la signature électronique est exigée, l’acte doit être transmis dans les conditions qui permettent d’authentifier la signature du candidat selon les exigences posées aux articles 1366 et 1367 du Code civil. L’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique fixe les règles d’usage de la signature électronique dans les marchés publics. L’utilisation de certificat de signature électronique est imposée. Le certificat est nominatif, délivré à une seule personne et non à une société.

Le Certificat de signature électronique (CSE) doit être conforme au référentiel général de sécurité. Le niveau de sécurité requis pour le certificat de signature électronique est le niveau (**) du Référentiel Général de Sécurité (RGS). Les autorités de certification qualifiées ainsi que les certificats produits par ces autorités sont référencées dans des lites de confiance contrôlées par l’ANSSI*** et à portée, soit françaises (RGS**) soit européenne (eIDAS****).

Se référer à l’article https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2017/01/eidas_delivrance-certificats-qualifies_v1.2.pdf.

Toutefois, le candidat est libre d’utiliser le certificat de son choix si celui-ci est conforme aux obligations minimales résultant du RGS**. Dans ce cas, il doit transmettre tous les éléments nécessaires à la vérification de cette conformité. Les frais d’accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge de chaque candidat. Chaque attributaire doit apposer sa signature électronique sur l’acte.

Une signature manuscrite scannée n’est pas recevable.

L’attributaire devra signer l’acte dans un format de signature conforme aux exigences du règlement (UE) n°910/2014 dit eIDAS. L’acte doit être au format PDF (plus précisément au format PADES dès lors que le document porte une signature).

Au vu de ses compétences le Département souhaite être volontariste et que ses ambitions politiques soient retranscrites dans le cadre de ses achats. Les considérations sociales et environnementales sont un moyen concret d’agir sur l’ensemble du territoire en faveur de l’insertion et d’un cadre de vie plus durable.

Considérations sociales :

Par le biais de ses achats le Département souhaite favoriser l’insertion par l’activité économique

Cela peut se traduire :

• Par des heures d’insertion que le titulaire devra réaliser sous peine de pénalités
• Par des marchés réservés à des SIAE, aux structures du handicap
• Par des critères d’attribution sociaux Exemple : formation ou accompagnement proposé…
• Par des plans de progrès : objectifs partagés et actions et/ou les moyens que les parties, individuellement ou collectivement, s’engagent à mettre en œuvre pour atteindre des objectifs sociaux
• Par des conditions d’exécution à caractère social

Heures d’insertion

Pour la mise en œuvre d’heures d’insertion le Département a décidé de créer un poste de facilitateur de clauses sociales. Celui-ci peut être un appui pour « clauser »

• Les marchés du Département
• Également pour tous les marchés qui s’exécutent sur le territoire départemental, peu importe le donneur d’ordre pour qui le marché est réalisé

Ce facilitateur a 3 missions principales :

1. Rôle d’interface entre tous les acteurs économiques pour la mise en œuvre des clauses sociales
2. Calibrage des heures d’insertion
3. Suivi et validation des heures effectuées et mesure de l’impact sur l’emploi local Pour davantage d’explication sur cette démarche voici une communication avec les contacts à saisir pour « clauser » ses marchés.

Considérations environnementales :

Par le biais de ses achats le Département souhaite préserver son territoire et à avoir un impact positif sur l’environnement

Cela peut se traduire :

• Par des critères d’attribution environnementaux Exemples : coût sur le cycle de vie, la durabilité, pourcentage de matériaux recyclés…
• Par des plans de progrès : objectifs partagés et actions et/ou les moyens que les parties, individuellement ou collectivement, s’engagent à mettre en œuvre pour atteindre des objectifs environnementaux 
• Par des conditions d’exécution à caractère environnemental 

Prix ferme :

• invariable pendant toute la durée du marché

Prix ferme et actualisable :

• actualisation du prix si un délai supérieur à trois s’écoule entre la date à laquelle vous avez fixé votre prix dans l’offre et la date de début d’exécution

Prix révisable :

• révision du prix selon un indice de référence, en fonction de l’objet du marché, la périodicité de révision peut-être : annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle

Dans chaque marché, vous trouverez ces informations dans l’article relatif aux « Prix » dans le CCAP.

Le délai légal de paiement est au maximum de 30 jours.

Le Département dans une logique partenariale et grâce aux efforts des opérateurs sur notamment l’aspect dématérialisation a réussi l’an passé à réduire le délai de paiement à 20 jours.

Paiement avant exécution : les avances

Précisions concernant les marchés fractionnés :

Accord-cadre à bons de commande AVEC minimum : Dans le cas d’un accord cadreà bons de commande, comportant un montant minimum supérieur à 50 000€ HT, et dont la durée est supérieure à 2 mois, l’avance doit être proposée et sera accordée en une seule fois sur la base de ce montant minimum.

Dans le cas d’un accord-cadre à bons de commande comportant un montant minimum supérieur à 50 000 € HT, le montant de l’avance est fixé à 5 % du montant minimum si la durée du marché est inférieure ou égale à douze mois ; si cette durée est supérieure à douze mois, l’avance est égale à 5 % d’une somme égale à douze fois le montant minimum divisé par la durée du marché exprimée en mois.

Accord cadre à bons de commande SANS minimum : Dans le cas d’un accord-cadreà bons de commande ne comportant pas de montant minimum, l’avance doit être proposée si des bons de commandes sont susceptibles d’être supérieurs à 50 000€ HT et d’une durée d’exécution supérieure à 2 mois. L’avance sera accordée sur chaque bon de commande supérieur à 50 000€ HT et d’une durée d’exécution supérieure à 2 mois.

Marché à tranches : Pour les marchés à tranches, l’avance doit être proposée si l’une des tranches est supérieure à 50 000€ HT et d’une durée d’exécution supérieure à 2 mois. L’avance sera accordée sur la tranche affermie.

Paiement pendant l’exécution : les acomptes

Les acomptes sont des paiements intermédiaires rémunérant des prestations qui ont donné lieu à un commencement d’exécution. Le montant d’un acompte ne doit en aucun cas excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte (règle du service fait).

La périodicité du versement des acomptes est fixée au maximum à trois mois au titulaire d’un marché, et le cas échéant à ses sous-traitants admis à bénéficier du paiement direct, compte tenu de l’avancement constaté des prestations, du relevé des travaux exécutés ou à l’occasion de l’exécution totale ou partielle de phases de réalisation. Leur versement est conditionné à une demande de paiement émise par le titulaire sous la forme d’un projet de décompte.

Facturation électronique

Le dépôt, la transmission et la réception des factures électroniques sont effectués exclusivement sur le portail de facturation Chorus Pro. Lorsqu’une facture est transmise en dehors de ce portail, la personne publique peut la rejeter après avoir rappelé cette obligation à l’émetteur et l’avoir invité à s’y conformer.

La date de réception d’une demande de paiement transmise par voie électronique correspond à la date de notification du message électronique informant l’acheteur de la mise à disposition de la facture sur le portail de facturation (ou, le cas échéant, à la date d’horodatage de la facture par le système d’information budgétaire et comptable de l’Etat pour une facture transmise par échange de données informatisé).

Votre facture doit comporter les éléments suivants :

1. La date d’émission de la facture ;
2. La désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture ;
3. Le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l’émetteur de la facture, la numérotation pouvant être établie dans ces conditions sur une ou plusieurs séries ;
4. En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, les références du contrat ;
5. La désignation du payeur, avec l’indication, pour les personnes publiques, du code d’identification du service chargé du paiement ;
6. La date de livraison des fournitures ou d’exécution des services ou des travaux ;
7. La quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ;
8. Le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu’il y a lieu, leur prix forfaitaire ;
9. Le montant total de la facture, le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ;
10. L’identification, le cas échéant, du représentant fiscal de l’émetteur de la facture ;
11. Le cas échéant, les modalités de règlement ;
12. Le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires.

Les sommes dues au(x) titulaire(s) seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des demandes de paiement.

DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) : dossier mis en ligne comportant l’ensemble des pièces nécessaire pour répondre à un marché public.

RC (Règlement de la consultation) : ce document n’est pas contractuel, il fixe les « règles du jeu » selon lesquelles les entreprises seront mise en concurrence. On y retrouve les pièces à fournir pour répondre, les critères de sélection, le déroulement de l’attribution…

AE (Acte d’Engagement) : ce document est contractuel. Il matérialise l’échange de consentement entre les parties au contrat et l’acceptation de l’ensemble des conditions d’exécution comprises dans les documents consultatifs du marché.

CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) : ce document est contractuel. Il fixe toutes les conditions d’exécution administratives du marché. On y retrouve des articles relatifs aux prix, au paiement, aux pénalités, à la résiliation…

CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) : ce document est contractuel. Il fixe toutes les conditions d’exécution techniques du marché. On y retrouve les matériaux souhaités, les délais de livraisons, les livrables attendus, la qualité de prestations souhaitée…

BPU (Bordereau des Prix Unitaires) : ce document est contractuel. Il répertorie les prix qui seront appliqués lors de l’exécution du marché. On retrouve ce document essentiellement dans les marchés à bons de commande.

DQE (Détail Quantitatif Estimatif) : ce document n’est pas contractuel. Il permet d’analyser équitablement les offres au niveau du critère prix en imaginant un « panier type » représentatif des prestations qui pourraient être commandées en exécution. Les quantités mentionnées sont fictives.

DPGF (Décomposition des Prix Global et Forfaitaire) : ce document peut être contractuel, il décompose le prix qui est mentionné dans l’acte d’engagement, qui est contractuel.

CCAG (Cahier des Clauses Administratifs Générales) : le département décide dans la majeure partie des cas de le rendre contractuel. Il fixe les aspects contractuels des marchés. Il existe six CCAG en fonction de l’objet du marché

• CCAG fournitures et services
• CCAG travaux
• CCAG technologie de l’information et de la communication
• CCAG prestations intellectuelles
• CCAG maîtrise d’œuvre
• CCAG marchés industriels

CCTG (Cahier des Clauses Techniques Générales) : fixe les stipulations de nature technique applicables à toutes les prestations d’une même nature.

RAO (Rapport d’Analyse des Offres) : c’est un document préparatoire à la passation du marché. Il détaille l’analyse des offres qui a été réalisée pour désigner l’offre économiquement la plus avantageuse.

AWS (Avenue Web Systèmes) : c’est le profil acheteur utilisé actuellement par le Département des Hautes-Alpes. On y retrouve tous les marchés en cours de publicité du Département.

AAPC (Avis d’Appel Public à la Concurrence) : annonce publiée pour informer les candidats des principales caractéristiques du marché. C’est ce document que l’on retrouve en premier sur le profil acheteur.

DC1 (Lettre de candidature) : acte la candidature d’un candidat ou d’un groupement à un marché public. Il permet à l’acheteur d’identifier le candidat, de vérifier s’il se présente seul ou en groupement, de s’assurer qu’il n’entre pas dans un des cas d’exclusion de la procédure.

DC2 (Déclaration type) : ce document apporte un complément au DC1 permettant de vérifier que le candidat ou le groupement dispose des capacités économiques, financières, professionnelles, techniques suffisantes pour exécuter les prestations.

DC4 (Déclaration de sous-traitance) : il peut être remis au moment du dépôt de la candidature (lorsque le sous-traitant est déjà connu) ou en cours d’exécution. Ce document permet de présenter au Département un sous-traitant et d’obtenir une acceptation ainsi que l’agrément des conditions de paiement de celui-ci.

SOPRE (Schéma Organisationnel du Plan de Respect de l’Environnement) : ce document peut être demandé au titre des documents à fournir au moment du dépôt des offres. Il détaille et retranscrit les engagements que l’entreprise s’engage à mettre en œuvre en matière de respect de l’environnement.

SOGED (Schéma d’Organisation et de Gestion des Déchets) : ce document peut être demandé au titre des documents à fournir au moment du dépôt des offres. Il détaille et retranscrit les engagements que l’entreprise s’engage à mettre en œuvre en matière d’organisation et de gestion des déchets.

SOPAQ (Schéma Organisationnel du Plan d’Assurance Qualité) : ce document peut être demandé au titre des documents à fournir au moment du dépôt des offres. Il indique les dispositions qu’un candidat à un marché public envisage d’adopter pour atteindre la qualité requise par le Département.