Le Département : Documents administratifs : au nom de la transparence

Première nouvelle, tout citoyen, association, entreprise… Bref toute personne physique ou morale, publique ou privée, peut « demander des comptes » à l’administration. Plus précisément tout un chacun peut demander à avoir accès à ses documents administratifs. Que ces derniers les concernent directement ou pas. C’est d’ailleurs ce que grave dans le marbre la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen. Un texte qui fait partie de notre corpus constitutionnel depuis les années 1970 (décisions du Conseil constitutionnel des 16 juillet 1971 et 27 décembre 1973). Le plus haut niveau de la hiérarchie des normes en France. Le législateur est même venu enfoncer le clou en lui consacrant une loi en 1978.

La transparence est pour le citoyen un gage de fiabilité de l’information et de garantie des conditions dans lesquelles une administration exerce ses missions de service public »

Mendi Frigaux, chef du service juridique du Département

« La transparence est pour le citoyen un gage de fiabilité de l’information et de garantie des conditions dans lesquelles une administration exerce ses missions de service public. Il est ici question de la responsabilité du Département vis-à-vis de ses administrés », souligne Mendi Frigaux, à la tête du service juridique du Département et directeur adjoint de la direction des affaires juridiques et de l’achat public.

À quoi ça peut servir concrètement ? Avoir le cœur net sur le pourquoi du comment telle entreprise n’a pas été retenue à l’issue d’une procédure de marché public. Avoir les tenants et aboutissants sur un point précis dans un dossier en matière d’aide sociale à l’enfance. « Il arrive aussi que des gens nous demandent tous les documents ayant trait à une politique publique, le handicap par exemple », confie le juriste.

Mais pas question de faire n’importe quoi, d’autant plus que Mendi endosse également la casaque de personne responsable de l’accès aux documents administratifs. Charge à lui et ses équipes de faire le lien entre le Département et la Commission d’accès aux documents administratifs (Cada), autorité indépendante présidée par Bruno Lasserre, vice-président honoraire du Conseil d’État. La plus haute entité juridictionnelle en termes de droit administratif. Bref, c’est pas rien. Bien au contraire.

Mais si tout un chacun peut se fendre d’une demande de communication d’un document administratif*, ça n’induit pas de facto la recevabilité de sa requête.

Communicables ou pas ?

Et c’est précisément à cet instant que les juristes du Département entrent en action (et d’ailleurs, étant donné que n’importe quel service peut être directement interpellé à ce sujet, ayez, agents, le réflexe service juridique). Leur fil rouge ? La recherche d’un équilibre entre « satisfaction d’un droit fondamental, défense d’intérêts particuliers et bon fonctionnement des services ».

Rechercher l’équilibre entre satisfaction d’un droit fondamental, défense d’intérêts particuliers et bon fonctionnement des services »

Mendi Frigaux, chef du service juridique du Département

La première chose à vérifier : la demande concerne-t-elle bien un document administratif au sens juridique du terme ? Car tout ce que produit une administration, une collectivité, un organisme public n’est pas en soi un document administratif. Enfin pas tout de suite. Dans le cas d’un Département, pour devenir administratif ledit papier doit impérativement aboutir à une prise de décision. Sans quoi l’ensemble des écrits sont considérés comme des documents préparatoires, de travail, des comptes-rendus de réunions… Après « apposition d’un sceau officiel » alors là, tout devient document administratif, y compris les mails.

Le Cada, gardienne du temple

Seconde étape de l’analyse du service, vérifier que la communication des documents en question ne contrevient pas au respect de la vie privée, droit lui aussi sacré, n’a pas d’incidence négative sur la situation d’une personne et ne trahit pas ce que le monde du droit appelle un secret (secret des affaires par exemple). Si Mendi et ses équipes estiment que l’un d’entre eux risque d’être mis en péril, l’administré peut essuyer un refus pur et simple, ou à tout le moins partiel. Dans ce dernier cas de figure, le quidam aura accès au document mais expurgé des mentions ne devant être divulguées sous aucun prétexte (identité d’un agent…). En cas de doute, lui et ses équipes peuvent se tourner vers la Cada, véritable gardienne du temple.

Dans tous les cas, l’administration doit apporter réponse dans un délai d’un mois. Passé ce dernier, le citoyen toujours dans l’expectative peut saisir la Cada pour que l’administration s’exécute. Si elle persiste dans son mutisme, alors l’affaire pourra être portée devant le tribunal administratif. La grande majorité du temps, la chose ne va pas si loin. Le service juridique y veille, dans l’intérêt du citoyen mais aussi du Département.

*Pas besoin de motiver sa demande ni de respecter un quelconque formalisme. Un petit mail, une lettre manuscrite. À l’oral ? Verba volant, scripta manent.

Stéphanie Cachinero