Dans les coulisses d'une session départementale

À peine la session du 5 avril terminée, Emmanuelle et Carole, gestionnaires au sein de la cellule assemblée et commissions, ont en ligne de mire celle du 21 juin. Tout commence par une « note », établie en amont (début février pour juin), officialisant le planning des nombreuses étapes préliminaires au grand jour. Le calme avant la tempête qui commence à pointer son nez avec l'arrivée des premiers rapports émanant des services, d'abord au compte-goutte, obligeant Carole et Emmanuelle à de multiples relances. Puis par vagues, une fois la deadline dépassée, le 13 mai en l'occurrence. Résultat, en une semaine chaque rapport, allant de 3 à 8 pages et auxquelles s'ajoutent les annexes, est passé au crible (orthographe, syntaxe) par nos deux agents. Lors de la session d'avril, une petite session, ils étaient une centaine.

Avant de passer entre les mains des gestionnaires, les rapports ont suivi un long processus de validation, allant du rédacteur aux directeurs généraux adjoints. « Quand ils arrivent chez nous, il y a déjà eu six relectures », soulignent Carole et Emmanuelle qui iront jusqu'à vérifier l'ordre hiérarchique des visas (vous savez les « vu l'article XXX », « vu la loi YYY »). Tout est OK. Nos deux agents envoient les rapports au directeur général des services qui devra avaliser chacun d'eux.

Enfin ça, c'est dans un monde idéal. En réalité, les choses sont plus complexes. Les fréquentes modifications opérées en cours de route par les services impliquent pour Carole et Emmanuelle, tel l'effet papillon, un travail conséquent de coordination entre les rédacteurs et leurs directeurs. Comme le lapin blanc d'Alice au pays des merveilles, les gestionnaires se retrouvent à courir après le temps, pour tenir leurs délais, dont certains sont purement dictés par la loi : J-18 envoi au président pour un pré arbitrage ; J-15 à la majorité ; J-13 à l'ensemble des élus. C'est ce qu'on appelle « l'expédition » qui précède d'une semaine les commissions de travail des élus, organisées par thématiques (cohésion sociale, attractivité et développement durable...). Carole et Emmanuelle y font office de secrétaire de séance.

Comme sur un plateau TV

Au même moment, elles rédigent l'ordre du jour de l'assemblée, qui, le Jour-J sert de fil conducteur au président, mais aussi à David du service com'. Depuis l'arrière de l'hémicycle, derrière deux écrans, il endosse sa casquette de réalisateur. Comme pour une émission en direct à la télévision, il gère les caméras en fonction des interventions, affiche les « synthés » avec le nom des orateurs... Tout ça pour une diffusion quasi simultanée de la session sur la chaîne YouTube du Département.

La veille, accompagnées de Cédric, chef de projet dématérialisation au sein du service Systèmes d'information, Emmanuelle et Carole se prêtent à une session en blanc afin de vérifier que le logiciel de vote, les micros... fonctionnent bien. Quelques instants plus tôt, Cédric mettait en route toute une machinerie complexe.

Le Jour-J, il veillera, toujours depuis l'hémicycle, à son bon fonctionnement, prêt à intervenir en cas de bug. Mais aussi pour donner un coup de main aux élus qui rencontreraient des difficultés pour se connecter à leur tablette, etc. En parallèle, il s'assurera du bon déroulement de l'enregistrement des débats qui sera ensuite conservé aux Archives départementales. Le tout sans jamais se départir de son ordinateur portable, vacant, en même temps, à ses autres missions.

Le tableau serait toutefois incomplet sans les appariteurs. Deux sont mobilisés dans l'hémicycle. Attentifs à la moindre demande des élus voulant faire passer un document à un confrère.

La séance est levée. À peine l'hémicycle a-t-il été déserté que Carole et Emmanuelle regagnent leur bureau pour transformer les rapports en délibération afin de les soumettre pour signature au président et de les envoyer en préfecture, contrôle de légalité oblige.